Hiện nay, các quan hệ dân sự có liên quan đến người Việt Nam ở nước ngoài ngày càng gia tăng như chế độ thừa kế, hợp đồng dân sự, tài sản, thủ tục hành chính,… Việc phải có mặt ở Việt Nam để tham gia giải quyết các tranh chấp theo triệu tập của cơ quan có thẩm quyền gây không ít khó khăn cho người Việt Nam ở nước ngoài bởi nó phụ thuộc vào thời gian, kinh tế, điều kiện để về nước. Do đó, ủy quyền từ nước ngoài đang là giải pháp pháp lý thuận tiện và có hiệu quả, giúp giải quyết các tranh chấp theo đúng nguyện vọng của cá nhân, đồng thời vẫn đảm bảo về mặt pháp luật theo quy định.
1. Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015;
- Luật Công chứng 2024;
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ;
- Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04/7/2025 của Chính phủ;
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ.
2. Thế nào là đại diện theo ủy quyền?
Điều 138 Bộ luật Dân sự quy định về Đại diện theo ủy quyền như sau:
“Điều 138. Đại diện theo ủy quyền
- Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
- Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.
- Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện”.
Như vậy, ủy quyền được hiểu là hành vi pháp lý của một cá nhân hoặc một tổ chức (gọi là người ủy quyền) giao cho người khác (gọi là người được ủy quyền) thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi được ủy quyền. Việc ủy quyền giúp người Việt Nam ở nước ngoài xử lý các giao dịch dân sự như thừa kế, hợp đồng dân sự, tài sản, thủ tục hành chính,… tại Việt Nam mà không cần phải trực tiếp có mặt. Việc ủy quyền này phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật Việt Nam về ủy quyền liên quan đến người nước ngoài thì văn bản ủy quyền mới có hiệu lực pháp lý. Nếu sai về hình thức hoặc nội dung thì văn bản ủy quyền có thể bị từ chối, không có hiệu lực và có thể dẫn đến tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người ủy quyền.
3. Điều kiện pháp lý để ủy quyền từ nước ngoài
Thủ tục ủy quyền từ nước ngoài yêu cầu đáp ứng các điều kiện pháp lý cụ thể để đảm bảo văn bản có giá trị.
Theo Điều 21 và Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, người ủy quyền và người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nội dung ủy quyền không được vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, ví dụ như ủy quyền để thực hiện hành vi trái pháp luật. Đối với các giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, như bất động sản theo Luật Đất đai 2024 hoặc phương tiện giao thông, cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp.
Trong trường hợp ủy quyền từ nước ngoài, văn bản phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự Việt Nam, hoặc tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại nhưng cần hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP. Các điều kiện này đảm bảo văn bản ủy quyền được công nhận tại Việt Nam, tránh rủi ro pháp lý và giúp giao dịch được thực hiện đúng quy định.
4. Trình tự, thủ tục ủy quyền từ nước ngoài
Để hoàn tất thủ tục ủy quyền từ nước ngoài, người ủy quyền cần thực hiện các bước sau theo Luật Công chứng 2024 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Người ủy quyền cần chuẩn bị phiếu yêu cầu công chứng, dự thảo văn bản ủy quyền, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan đến tài sản (nếu có). Hồ sơ phải đầy đủ và chính xác để tránh bổ sung sau này.
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền bao gồm:
– Phiếu yêu cầu công chứng: Ghi rõ thông tin người yêu cầu, nội dung ủy quyền và danh mục giấy tờ kèm theo.
– Dự thảo hợp đồng hoặc giấy ủy quyền: Nêu rõ nội dung, phạm vi và thời hạn ủy quyền.
– Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị của người ủy quyền.
– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng: Áp dụng cho tài sản phải đăng ký như bất động sản (theo Luật Đất đai 2024) hoặc phương tiện giao thông (ô tô, xe máy), ….
– Giấy tờ khác: Tùy thuộc vào nội dung ủy quyền, ví dụ hợp đồng mua bán hoặc giấy ủy quyền liên quan đến tài khoản ngân hàng.
Bước 2: Công chứng tại cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán)
Gửi hồ sơ đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại (có thể bằng hình thức chuyển phát hoặc gửi trực tiếp tùy thuộc vào nội dung văn bản cần công chứng và quy định của cơ quan đại diện Việt Nam). Viên chức lãnh sự sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ, giải thích quyền và nghĩa vụ, sau đó chứng nhận chữ ký và nội dung văn bản. Đây là cách hiệu quả và thuận tiện nhất cho người Việt Nam ở nước ngoài.
Nếu trong trường hợp người ủy quyền không thực hiện công chứng, chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) mà thực hiện chứng thực chữ ký và con dấu, công chứng tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại (ví dụ như tổ chức công chứng,…) thì bắt buộc phải thực hiện thêm các bước Hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ giao ngoại nước sở tại và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) theo Nghị định 196/2025/NĐ-CP. Người được ủy quyền tại Việt Nam sau khi nhận được văn bản ủy quyền đã được hợp pháp hóa lãnh sự thì phải thực hiện công chứng, chứng thực chữ ký tại Việt Nam.
Bước 3: Gửi văn bản về Việt Nam
Sau khi được công chứng, văn bản ủy quyền cần được gửi về Việt Nam thông qua dịch vụ chuyển phát hoặc giao trực tiếp cho người được ủy quyền. Thời gian chuyển phát thường từ 5-10 ngày tùy dịch vụ.
Bước 4: Công chứng tiếp tại Việt Nam (nếu cần).
Đối với hợp đồng ủy quyền, người được ủy quyền mang văn bản đến tổ chức công chứng tại Việt Nam để chứng nhận chữ ký của mình, theo Luật Công chứng 2024. Quá trình này mất khoảng 1-2 ngày.
Bước 5: Sử dụng văn bản ủy quyền
Văn bản ủy quyền sau khi hoàn tất có thể được sử dụng để thực hiện các giao dịch như chuyển nhượng tài sản, làm thủ tục hành chính hoặc tham gia tố tụng tại Việt Nam.
Thời gian xử lý tại cơ quan đại diện Việt Nam thường từ 1-3 ngày làm việc, tùy vào số lượng hồ sơ. Người ủy quyền nên liên hệ trước để xác nhận lịch làm việc và yêu cầu cụ thể của cơ quan.
5. Dịch vụ ủy quyền chuyên nghiệp của Luật Dương Gia
Luật Dương Gia hiện đang là công ty cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đảm bảo tính pháp lý. Với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm thực tiễn, am hiểu pháp luật Việt Nam và quốc tế, Luật Dương Gia hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản ủy quyền và chủ động liên hệ với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức công chứng, đảm bảo thực hiện thủ tục nhanh chóng, minh bạch với chi phí hợp lý, cạnh tranh.
Với mạng lưới đối tác rộng khắp, Luật Dương Gia hỗ trợ các dịch vụ pháp lý liên quan đến thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, hợp đồng kinh tế, các vấn đề về đất đai, hình sự, thi hành án, thuế, đăng ký kinh doanh, dịch thuật,….. Việc sử dụng dịch vụ của Luật Dương Gia giúp người ủy quyền tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi pháp lý được bảo vệ tối đa.
6. Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục ủy quyền từ nước ngoài
– Người Việt Nam ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người nước ngoài tại Việt Nam không?
Trả lời: Người nước ngoài có thể được ủy quyền nếu có năng lực hành vi dân sự và cư trú hợp pháp tại Việt Nam theo quy định tại Bộ luật Dân sự. Văn bản ủy quyền cần được công chứng tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và có bản dịch tiếng Việt nếu cần.
– Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc phải công chứng ở Việt Nam nữa không?
Trả lời: Theo Luật Công chứng 2024, nếu bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến tổ chức công chứng, hợp đồng ủy quyền cần được công chứng tại cơ quan đại diện Việt Nam và công chứng tiếp tại Việt Nam theo thủ tục nêu trên.
– Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Có cần thiết phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản ủy quyền hay không?
Trả lời: Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ thì Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục do cơ quan nhà nước thẩm quyền Việt Nam (Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện ngoại giao) thực hiện nhằm xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên tài liệu nước ngoài là thật, hợp pháp.
Đối với văn bản ủy quyền từ nước ngoài, nếu người ủy quyền thực hiện công chứng, chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) thì không cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Nhưng nếu người ủy quyền thực hiện công chứng, chứng thực tại cơ quan, tổ chức công chứng có thẩm quyền của nước sở tại thì bắt buộc phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản này như đã nêu.
CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA
Chi nhánh Đà Nẵng: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, thành phố Đà Nẵng
Chi nhánh Miền Trung: 67 Trần Xuân Lê, phường Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0931548999; 02367300899
