Quyền được khai tử là quyền nhân thân cơ bản, xác nhận sự chấm dứt các mối quan hệ pháp luật của một cá nhân, được quy định tại Bộ luật Dân sự và Luật Hộ tịch. Tuy nhiên, thực tế có nhiều trường hợp người đã chết từ lâu nhưng người thân không đăng ký khai tử thì việc cung cấp các tài liệu chứng minh sự kiện chết của một người là nội dung cốt lõi để cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai tử quá hạn cho người đã chết.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Dân sự.
- Luật Hộ tịch.
- Nghị định số 123 ngày 15/118/2015 của Chính phủ.
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28-5-2020 của Bộ Tư pháp.
Đăng ký khai tử là thủ tục hành chính bắt buộc nhằm xác nhận sự kiện một người qua đời, chấm dứt các quan hệ pháp luật của người đó. Việc này cực kỳ quan trọng để giải quyết quyền thừa kế, chế độ tử tuất, xóa hộ khẩu và giúp Nhà nước quản lý dân cư, tránh sai sót trong các chính sách xã hội. Luật Hộ tịch quy định sự kiện chết của cá nhân phải được đăng ký khai tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện. Pháp luật hiện hành không hạn chế thời gian quá hạn sau 15 ngày này để thực hiện đăng ký khai tử (gọi là đăng ký khai tử quá hạn) để đảm bảo tất cả mọi trường hợp chết đều được đăng ký khai tử. Việc đăng ký khai tử phải đảm bảo về trình tự, thủ tục và giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật.
1. Tầm quan trọng của việc đăng ký khai tử
1.1. Về mặt pháp lý
- Xác nhận chấm dứt nhân thân: Giấy chứng tử xác nhận một người đã qua đời, chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự của họ.
- Giải quyết thừa kế: Căn cứ để xác định thời điểm mở thừa kế và hàng thừa kế.
- Giải quyết hôn nhân: Là giấy tờ cần thiết để người vợ/chồng còn lại xác nhận tình trạng độc thân, có quyền kết hôn với người khác.
1.2. Về mặt quyền lợi và thủ tục
- Chế độ tử tuất: Là cơ sở để hưởng trợ cấp mai táng phí, trợ cấp tử tuất hàng tháng hoặc một lần từ bảo hiểm xã hội.
- Xóa đăng ký thường trú: Thực hiện thủ tục xóa tên trong sổ hộ khẩu/cơ sở dữ liệu dân cư.
- Thủ tục khác: Cần thiết để sang tên tài sản, đóng tài khoản ngân hàng, hoặc giải quyết các tranh chấp liên quan.
1.3. Về mặt quản lý nhà nước:
- Giúp cơ quan chức năng cập nhật biến động dân số chính xác, phục vụ công tác hoạch định chính sách kinh tế – xã hội.
- Tránh các trường hợp tiêu cực như người chết vẫn có tên trong danh sách cử tri, hoặc hưởng trợ cấp sai quy định.
2. Người có trách nhiệm đăng ký khai tử
Theo quy định tại Luật Hộ tịch thì cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột hoặc người đại diện theo pháp luật của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử. Trường hợp không có người thân thích thì đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.
Pháp luật cũng quy định đối với các chủ thể nêu trên có thể ủy quyền cho người khác để thực hiện thủ tục này thay mình. Người được ủy quyền có thể là người thân thích trong gia đình hoặc bất kỳ cá nhân nào khác có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người chết thì văn bản ủy quyền không cần công chứng, chứng thực. Nhưng nếu người được ủy quyền là người khác không có mối quan hệ về nhân thân đối với người chết thì văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực tại UBND cấp xã, phường nơi cư trú hoặc văn phòng công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
3. Thủ tục đăng ký khai tử quá hạn
3.1. Thế nào là đăng ký khai tử quá hạn?
Theo Điều 33 của Luật Hộ tịch năm 2014 quy định về quyền hạn và trách nhiệm trong việc đăng ký khai tử như sau: “Trong vòng 15 ngày kể từ khi có người mất, vợ, chồng, con, cha, mẹ hoặc người thân khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; nếu người chết không có người thân, thì người đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai tử. Công chức tư pháp – hộ tịch thường xuyên kiểm tra và đôn đốc việc đăng ký khai tử cho người chết; nếu không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử, thì công chức tư pháp – hộ tịch sẽ thực hiện đăng ký khai tử”. Như vậy, trong trường hợp đi đăng ký khai tử quá thời hạn 15 ngày thì sẽ được coi là đăng ký khai tử quá hạn.
3.2. Thẩm quyền đăng ký khai tử quá hạn?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 và Điều 32 của Luật Hộ tịch 2014, Ủy ban nhân dân cấp xã tại nơi cư trú cuối cùng của người chết sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó qua đời hoặc nơi phát hiện thi thể sẽ thực hiện việc đăng ký khai tử.
3.3. Hồ sơ đăng ký khai tử quá hạn
Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định: “Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử theo quy định thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết; trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử”.
Như vậy, trong trường hợp đăng ký khai tử quá hạn như câu hỏi nêu trên, ngoài giấy tờ tùy thân và tài liệu chứng minh mối quan hệ của người đã chết và người đi đăng ký khai tử (căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy khai sinh,…) thì người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử phải cung cấp được các tài liệu sau để chứng minh sự kiện chết của người được khai tử:
– Giấy tờ tùy thân của người chết.
– Hình ảnh bia, mộ của người chết.
– Gia phả.
– Lời khai của nhân chứng (thông thường yêu cầu lời khai của 02 người đã chứng kiến hoặc biết về việc người được khai tử đã chết).
Trên cơ sở các giấy tờ, tài liệu mà người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử cung cấp, UBND cấp xã, phường nơi cư trú cuối cùng của người chết (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú), hoặc UBND nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết (trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người chết) sẽ tiến hành xác minh để xác định tính xác thực của các giấy tờ, tài liệu này và sự kiện chết của người được khai tử là có thật thì sẽ thực hiện đăng ký khai tử và cấp trích lục khai tử theo quy định.
3.4. Trình tự, thủ tục đăng ký khai tử quá hạn
Căn cứ Điều 34 Luật Hộ tịch 2014, thủ tục đăng ký khai tử quá hạn được thực hiện như sau:
-
Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền.
-
Bước 2: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận; nếu chưa đầy đủ thì hướng dẫn bổ sung.
-
Bước 3: Khi hồ sơ hợp lệ, công chức ghi vào Sổ hộ tịch, trình Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp Trích lục khai tử và khóa thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Lệ phí:
-
Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký khai tử đúng hạn và một số đối tượng theo Điều 11 Luật Hộ tịch 2014.
-
Trường hợp khai tử quá hạn thì nộp lệ phí theo Thông tư 85/2019/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung), mức thu do địa phương quy định.
Thời hạn giải quyết: Giải quyết trong ngày; nếu tiếp nhận sau 15h thì trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Dù đã quá thời hạn, vẫn có thể đăng ký khai tử tại UBND cấp xã theo thủ tục thông thường.
4. Một số khó khăn thực tiễn trong quá trình đăng ký khai tử quá hạn
Thứ nhất, về thời hạn giải quyết của cơ quan có thẩm quyền: Quy định tại Điều 40 Luật Hộ tịch về thời hạn giải quyết đối với việc đăng ký khai tử là tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tiễn đối với các trường hợp đăng ký khai tử quá hạn, UBND cấp xã, phường có thẩm quyền phải tiến hành xác minh để xác định đúng sự kiện chết của người được khai tử và thủ tục này thường mất nhiều thời gian, nhất là đối với các trường hợp ở xa, ngoại tỉnh. Do đó, một số trường hợp đăng ký khai tử quá hạn thường mất nhiều thời gian hơn so với quy định 03 ngày làm việc đã nêu. Đến nay vẫn chưa có quy định cụ thể điều chỉnh về thời hạn giải quyết trong những trường hợp này.
Thứ hai, một số trường hợp người được khai tử là ông, bà chết đã lâu và con cháu không còn lưu giữ giấy tờ tùy thân hoặc sổ hộ khẩu để xác định về nhân thân, lai lịch của người chết theo quy định. Đối với trường hợp này thông thường người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử phải cung cấp được gia phả hoặc các giấy tờ khác có chứa thông tin về nhân thân của người chết (như ngày, tháng, năm sinh, địa chỉ, quê quán,….) để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin của người chết theo quy định.
Thứ ba, ý kiến của người chứng kiến về sự kiện chết của người chết (thông thường yêu cầu 02 người chứng kiến) là một trong những căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục đăng ký khai tử cho người được khai tử. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mỗi địa phương, việc thu thập tài liệu của người chứng kiến vẫn còn chưa thống nhất, có nơi yêu cầu người chứng kiến trình bày bằng văn bản có chứng thực chữ ký của địa phương nơi cư trú, có nơi lại yêu cầu người chứng kiến phải có mặt tại UBND nơi đăng ký khai tử để lập biên bản trình bày ý kiến, có nơi lại lập biên bản xác minh,… Việc không thống nhất về hình thức của thủ tục này cũng gây không ít khó khăn cho việc đăng ký khai tử quá hạn, nhất là khi người chứng kiến ở xa, không có điều kiện để có mặt tại UBND nơi đăng ký khai tử.
Trên đây là giải đáp cho thắc mắc liên quan đến việc đăng ký khai tử quá hạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì xin vui lòng liên hệ đến chúng tôi theo số Hotline 19006568 để nhận được sự tư vấn tốt nhất.
CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA
Chi nhánh Đà Nẵng: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, thành phố Đà Nẵng
Chi nhánh Miền Trung: 67 Trần Xuân Lê, phường Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0931548999; 02367300899
