Nghỉ việc là một quyết định quan trọng trong sự nghiệp của mỗi người lao động, dù là để tìm kiếm cơ hội mới, thay đổi môi trường làm việc, hay vì những lý do cá nhân khác. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn chỉnh là vô cùng cần thiết. Bài viết này, Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về đơn xin nghỉ việc, từ những quy định pháp luật liên quan đến hướng dẫn chi tiết cách viết một lá đơn chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Đơn xin nghỉ việc là gì?
Đơn xin nghỉ việc là một văn bản có giá trị pháp lý, được người lao động lập và gửi đến người sử dụng lao động nhằm thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký kết. Đây là một trong những quyền lợi chính đáng của người lao động, đồng thời là bước khởi đầu bắt buộc trong quá trình nghỉ việc tại doanh nghiệp.
Việc soạn thảo và nộp đơn xin nghỉ việc không chỉ thể hiện ý định rút lui rõ ràng, minh bạch của người lao động mà còn phản ánh thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng quy trình và người sử dụng lao động. Thông qua đơn xin nghỉ việc, cả hai bên có thể chủ động phối hợp để thực hiện các thủ tục cần thiết, bao gồm việc bàn giao công việc, sắp xếp người thay thế, thanh toán các khoản liên quan, chốt sổ bảo hiểm xã hội và cấp giấy tờ xác nhận nghỉ việc. Điều này giúp quá trình chấm dứt quan hệ lao động diễn ra một cách trật tự, thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
2. Tầm quan trọng của đơn xin nghỉ việc
Việc nộp đơn xin nghỉ việc không chỉ là một thủ tục mà còn mang ý nghĩa pháp lý sâu sắc:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo người lao động thực hiện đúng nghĩa vụ báo trước theo quy định của Bộ luật Lao động, tránh các tranh chấp không đáng có.
- Bảo vệ quyền lợi: Là căn cứ để người lao động yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện các nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng như chi trả trợ cấp thôi việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội, thanh toán các khoản lương, thưởng còn lại.
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với công ty, ngay cả khi bạn quyết định rời đi, giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho các cơ hội hợp tác trong tương lai hoặc khi cần tham chiếu công việc.
- Tạo sự minh bạch: Đảm bảo quá trình chuyển giao công việc diễn ra một cách có trật tự, giảm thiểu ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
3. Các trường hợp người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động một thời hạn nhất định, trừ một số trường hợp đặc biệt không cần báo trước.
3.1. Các trường hợp phải báo trước:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Ít nhất 45 ngày.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng: Ít nhất 30 ngày.
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng: Ít nhất 03 ngày làm việc.
Lưu ý: Thời hạn báo trước có thể được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, nhưng không được ít hơn thời hạn quy định của pháp luật.
3.2. Các trường hợp không cần báo trước (Theo Khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019):
Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước trong các trường hợp sau đây:
- Không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc hoặc không được bảo đảm điều kiện làm việc theo thỏa thuận, trừ trường hợp quy định tại Điều 29 của Bộ luật này;
- Không được trả đủ lương hoặc trả lương không đúng thời hạn, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 119 của Bộ luật này;
- Bị ngược đãi, quấy rối tình dục, bị cưỡng bức lao động;
- Lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo quy định tại khoản 1 Điều 138 của Bộ luật này;
- Đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại Điều 169 của Bộ luật này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác;
- Người sử dụng lao động cung cấp thông tin không trung thực theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Bộ luật này làm ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng lao động.
Lưu ý: Trong các trường hợp không cần báo trước, người lao động vẫn nên nộp đơn xin nghỉ việc để làm cơ sở pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho bản thân, đồng thời giải trình rõ ràng lý do chấm dứt hợp đồng để tránh tranh chấp.
4. Cấu trúc và nội dung của một mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn
Một mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau, được trình bày gọn gàng, rõ ràng và đúng thể thức hành chính:
1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề đơn
-
Quốc hiệu – tiêu ngữ: Đặt giữa đầu trang, thể hiện tính trang trọng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
-
Tiêu đề đơn: Ngay bên dưới, in đậm, viết hoa toàn bộ:
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
2. Kính gửi
Xác định đúng đối tượng tiếp nhận đơn, thường là:
-
Ban Giám đốc công ty
-
Phòng Hành chính – Nhân sự
-
Trưởng phòng ban trực tiếp quản lý
Ví dụ:
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ABC
Phòng Hành chính – Nhân sự
Ông Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Kinh doanh
3. Thông tin người viết đơn
Ghi rõ thông tin cá nhân để bộ phận nhân sự xác định chính xác:
-
Họ tên, ngày sinh
-
Số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp
-
Địa chỉ cư trú
-
Số điện thoại, email
-
Chức vụ, phòng ban làm việc
4. Nội dung xin nghỉ việc
Đây là phần cốt lõi, cần trình bày rõ:
-
Lý do nghỉ việc: Nên viết ngắn gọn, trung lập, tích cực (chăm sóc gia đình, tìm cơ hội mới, lý do sức khỏe, v.v.)
-
Thời gian làm việc tại công ty: Ghi ngày bắt đầu công tác
-
Ngày dự kiến nghỉ việc: Ngày chấm dứt hợp đồng, cần đảm bảo đúng thời gian báo trước theo luật
-
Thời gian báo trước: Ghi rõ thời hạn báo trước (ví dụ: “30 ngày theo quy định”)
5. Cam kết và đề xuất
Người lao động cần thể hiện trách nhiệm bằng các nội dung:
-
Cam kết bàn giao: Bàn giao công việc, tài sản, tài liệu đúng quy trình.
Ví dụ: “Tôi cam kết hoàn tất mọi công việc được giao và bàn giao đầy đủ trước ngày nghỉ.” -
Đề nghị hỗ trợ: Đề xuất được tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình chấm dứt hợp đồng.
6. Lời cảm ơn và lời chúc
Thể hiện thái độ trân trọng:
-
Cảm ơn Ban Giám đốc, phòng ban và đồng nghiệp đã hỗ trợ trong suốt thời gian làm việc.
-
Gửi lời chúc công ty phát triển bền vững, thành công.
7. Ngày tháng và chữ ký
-
Ghi rõ địa điểm, thời gian lập đơn.
-
Ký tên, ghi rõ họ tên dưới dòng “Kính đơn”.
Ví dụ:
Đà Nẵng, ngày 15 tháng 6 năm 2025
Kính đơn
(Ký tên)
Nguyễn Văn B
5. Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất
Dựa trên cấu trúc và nội dung đã trình bày, dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc chi tiết để bạn tham khảo và áp dụng:
MẪU SỐ 01: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC THÔNG THƯỜNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty] Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty [Tên công ty]
Tôi tên là: [Họ và tên của bạn]
Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm sinh của bạn]
Số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD của bạn] Ngày cấp: [Ngày cấp CMND/CCCD] Nơi cấp: [Nơi cấp CMND/CCCD]
Địa chỉ hiện tại: [Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của bạn]
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ của bạn]
Email: [Địa chỉ email của bạn]
Chức vụ/Vị trí công tác: [Chức vụ hiện tại của bạn tại công ty]
Phòng/Ban: [Tên phòng ban bạn đang làm việc]
Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày/tháng/năm bạn bắt đầu làm việc tại công ty]
Tôi viết đơn này để bày tỏ nguyện vọng được chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty [Tên công ty] với lý do cá nhân/tìm kiếm cơ hội phát triển mới.
Thời gian tôi mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động và nghỉ việc chính thức là vào cuối ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]. Như vậy, tôi đã thực hiện đúng thời hạn báo trước [Số ngày] ngày theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành/Hợp đồng lao động số [Số hợp đồng lao động, nếu có].
Trong thời gian còn lại làm việc tại Công ty, tôi cam kết sẽ tiếp tục hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao và bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu, tài sản của Công ty một cách đầy đủ, có trách nhiệm cho người kế nhiệm hoặc bộ phận có liên quan. Tôi cũng rất sẵn lòng hỗ trợ đào tạo người mới nếu được yêu cầu để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của Công ty.
Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty [Tên công ty], Ban Giám đốc cùng toàn thể các đồng nghiệp đã tạo điều kiện làm việc, hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua. Đây là khoảng thời gian quý báu với nhiều trải nghiệm và bài học ý nghĩa.
Kính mong Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét, chấp thuận nguyện vọng của tôi và hoàn tất các thủ tục liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.
Kính chúc Công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công hơn nữa.
Trân trọng!
[Địa điểm], ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
MẪU SỐ 02: MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC VÌ LÝ DO CÁ NHÂN ĐẶC BIỆT (KHÔNG CẦN BÁO TRƯỚC HOẶC BÁO TRƯỚC NGẮN HƠN)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty [Tên công ty] Phòng Hành chính – Nhân sự Công ty [Tên công ty]
Tôi tên là: [Họ và tên của bạn]
Ngày sinh: [Ngày/tháng/năm sinh của bạn]
Số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD của bạn] Ngày cấp: [Ngày cấp CMND/CCCD] Nơi cấp: [Nơi cấp CMND/CCCD]
Địa chỉ hiện tại: [Địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của bạn]
Số điện thoại: [Số điện thoại liên hệ của bạn]
Email: [Địa chỉ email của bạn]
Chức vụ/Vị trí công tác: [Chức vụ hiện tại của bạn tại công ty]
Phòng/Ban: [Tên phòng ban bạn đang làm việc]
Ngày bắt đầu làm việc: [Ngày/tháng/năm bạn bắt đầu làm việc tại công ty]
Tôi viết đơn này để trình bày về việc tôi phải chấm dứt hợp đồng lao động tại Công ty [Tên công ty] kể từ ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm] vì [Nêu rõ lý do đặc biệt, ví dụ: tôi không được bố trí theo đúng công việc, địa điểm làm việc theo thỏa thuận ban đầu/tôi không được trả đủ lương theo thỏa thuận trong tháng [Tên tháng]/tôi bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc/tôi đang mang thai theo quy định của pháp luật và cần được nghỉ việc để đảm bảo sức khỏe].
Với lý do nêu trên, tôi được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước hoặc với thời hạn báo trước ngắn hơn theo quy định tại Khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.
Tôi cam kết sẽ hoàn thành các công việc còn dang dở và bàn giao đầy đủ, có trách nhiệm toàn bộ tài liệu, tài sản của Công ty trong thời gian sớm nhất có thể trước khi nghỉ việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn Công ty [Tên công ty], Ban Giám đốc cùng toàn thể các đồng nghiệp đã hỗ trợ tôi trong thời gian qua.
Kính mong Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự xem xét, chấp thuận nguyện vọng của tôi và tiến hành các thủ tục thanh toán, chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.
Kính chúc Công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành công hơn nữa.
Trân trọng!
[Địa điểm], ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm]
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
6. Những lưu ý quan trọng khi viết và nộp đơn xin nghỉ việc
Để quá trình nghỉ việc diễn ra thuận lợi và đúng pháp luật, người lao động cần lưu ý các điểm sau:
6.1. Đảm bảo thời gian báo trước
Đây là yếu tố quan trọng nhất để tránh vi phạm nghĩa vụ và có thể bị yêu cầu bồi thường thiệt hại cho người sử dụng lao động. Hãy kiểm tra lại hợp đồng lao động của bạn để xác định thời hạn báo trước cụ thể, hoặc áp dụng quy định của Bộ luật Lao động 2019 nếu hợp đồng không có thỏa thuận khác hoặc thỏa thuận thấp hơn quy định.
6.2. Trình bày lý do chuyên nghiệp
Dù bạn có bất mãn hay lý do cá nhân phức tạp, hãy giữ cho lý do nghỉ việc trong đơn được trình bày một cách ngắn gọn, lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh những lời lẽ tiêu cực, chỉ trích công ty hay đồng nghiệp. Mục đích chính của đơn là thông báo ý định nghỉ việc, không phải là nơi để giải tỏa cảm xúc.
6.3. Bàn giao công việc cụ thể
Việc bàn giao công việc một cách cẩn thận và có trách nhiệm là điều cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Lập danh sách các công việc đang thực hiện, các dự án còn dang dở, thông tin liên hệ của đối tác, mật khẩu (nếu cần thiết và được phép), và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác mà người kế nhiệm cần biết. Gặp gỡ người quản lý trực tiếp để thống nhất kế hoạch bàn giao.
6.4. Thời điểm nộp đơn
Nên nộp đơn xin nghỉ việc trực tiếp cho người quản lý trực tiếp và/hoặc phòng Hành chính – Nhân sự. Đảm bảo có bằng chứng về việc nộp đơn (ví dụ: yêu cầu ký xác nhận đã nhận đơn hoặc gửi qua email có xác nhận đọc).
6.5. Giữ lại bản sao
Luôn giữ một bản sao của đơn xin nghỉ việc đã ký xác nhận hoặc bản email đã gửi để làm bằng chứng phòng trường hợp có tranh chấp xảy ra sau này.
6.6. Quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động có quyền được hưởng các quyền lợi sau (trừ trường hợp tự ý bỏ việc trái pháp luật):
- Thanh toán các khoản tiền liên quan: Lương cho những ngày làm việc thực tế chưa được thanh toán, tiền phép năm chưa nghỉ hết (nếu có), các khoản thưởng, phụ cấp, trợ cấp khác theo quy định của hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
- Trợ cấp thôi việc/Trợ cấp mất việc làm: Tùy thuộc vào thời gian làm việc và lý do chấm dứt hợp đồng (Tham khảo Điều 46, Điều 47 Bộ luật Lao động 2019).
- Chốt sổ bảo hiểm xã hội: Công ty có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
- Cung cấp các giấy tờ khác: Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc, thư giới thiệu (nếu yêu cầu và công ty đồng ý).
6.7. Trách nhiệm của người sử dụng lao động (Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019)
Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của người lao động. Đối với các trường hợp đặc biệt như phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động giữ của người lao động.
Việc viết và nộp đơn xin nghỉ việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại là một bước quan trọng đòi hỏi sự cẩn trọng và hiểu biết pháp luật. Một mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn chỉnh không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng đối với công ty cũ, tạo tiền đề tốt cho những bước phát triển tiếp theo trong sự nghiệp.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy định pháp luật lao động hay cần tư vấn cụ thể về trường hợp của mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.
CÔNG TY LUẬT TNHHH DƯƠNG GIA - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0931548999; 02367300899
