Thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh cá thể

Trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh cá thể có thể đi đến quyết định ngừng kinh doanh hoặc chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp khác. Để chính thức chấm dứt mọi nghĩa vụ với cơ quan thuế và tránh phát sinh các khoản thuế ngoài ý muốn, thủ tục đóng mã số thuế (chấm dứt hiệu lực mã số thuế) là bước bắt buộc phải thực hiện.

Thủ tục này không chỉ giúp cơ quan thuế cập nhật chính xác tình trạng hoạt động, mà còn đảm bảo hộ kinh doanh kết thúc hợp pháp toàn bộ quyền và nghĩa vụ tài chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các quy định mới nhất, trình tự, hồ sơ và những lưu ý quan trọng để hộ kinh doanh cá thể thực hiện thủ tục đóng mã số thuế nhanh gọn, đúng pháp luật.

căn cứ pháp lý

• Luật quản lý thuế 2019;
• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Thông tư 86/2024/TT-BTC.

1. Mã số thuế hộ kinh doanh là gì?

Mã số thuế hộ kinh doanh là dãy số do cơ quan thuế cấp cho từng hộ kinh doanh cá thể để quản lý nghĩa vụ nộp thuế và các khoản tài chính phát sinh trong suốt quá trình hoạt động. Đây là mã định danh duy nhất, được sử dụng xuyên suốt từ khi hộ kinh doanh thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động.

Mã số thuế được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và hệ thống quản lý thuế quốc gia, đóng vai trò:

• Xác định chính xác chủ thể kinh doanh để cơ quan thuế theo dõi, quản lý nghĩa vụ thuế.

• Liên kết dữ liệu về doanh thu, báo cáo thuế, hóa đơn điện tử và các khoản phải nộp ngân sách.

• Là căn cứ pháp lý để hộ kinh doanh thực hiện giao dịch tài chính, mở tài khoản ngân hàng hoặc ký kết hợp đồng với đối tác.

Mã số thuế tồn tại cho đến khi hộ kinh doanh hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động và được cơ quan thuế ra thông báo đóng mã số thuế, đảm bảo chấm dứt mọi nghĩa vụ thuế liên quan.

2. Khi nào cần thực hiện thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh

Thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh cần được tiến hành trong những trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động và không còn phát sinh bất kỳ giao dịch kinh doanh nào.

• Chuyển đổi mô hình từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp (như công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân…).

• Bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

• Bị cưỡng chế ngừng hoạt động theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Việc đóng mã số thuế là bước bắt buộc để hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ với cơ quan thuế, đồng thời giúp hộ kinh doanh tránh phát sinh nợ thuế hoặc các thông báo, xử phạt liên quan sau này.

3. Hồ sơ thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị: 

Trước khi tiến hành thủ tục đóng mã số thuế, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế – theo Mẫu số 24/ĐK-TCT.

• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu còn lưu giữ).

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu hộ kinh doanh có phát hành hóa đơn).

• Xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đến thời điểm ngừng hoạt động (nếu Cơ quan Thuế nơi quản lý yêu cầu).

• Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của Cơ quan Thuế nơi hộ kinh doanh đăng ký.

Lưu ý: Trước khi nộp hồ sơ, hộ kinh doanh cần kiểm tra và thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn tồn đọng, để tránh việc cơ quan thuế từ chối tiếp nhận hoặc kéo dài thời gian xử lý do chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế.

4. Thủ tục nộp hồ sơ và quy trình xử lý của cơ quan thuế

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đóng mã số thuế, hộ kinh doanh nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết đối với hình thức nộp hồ sơ trực tiếp – cách phổ biến nhất hiện nay.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Chuẩn bị theo đúng thành phần hồ sơ đã nêu tại mục 3.

Bước 2: Đến Cơ quan Thuế quản lý địa bàn

Chủ hộ mang toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị đến cơ quan Thuế nơi hộ đăng ký kinh doanh. Tại bộ phận một cửa, chủ hộ hoặc người được ủy quyền sẽ gặp cán bộ tiếp nhận hồ sơ để được hướng dẫn và kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ.

Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận giấy hẹn

Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ thuế sẽ tiếp nhận, vào sổ và cấp Giấy hẹn trả kết quả cho người nộp. Trong khoảng thời gian chờ xử lý, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ việc thực hiện nghĩa vụ thuế, bao gồm cả lệ phí môn bài và các khoản thuế phát sinh khác, đồng thời đối chiếu dữ liệu trên hệ thống quản lý thuế.

Bước 4: Nhận Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Nếu kết quả kiểm tra cho thấy hộ kinh doanh không còn nợ thuế và hồ sơ hoàn toàn hợp lệ, trong vòng 10 ngày làm việc, Cơ quan Thuế sẽ ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Thông báo này được gửi trực tiếp cho hộ kinh doanh, đồng thời cập nhật trên Hệ thống quản lý thuế điện tử, xác nhận việc hộ kinh doanh đã hoàn tất nghĩa vụ với cơ quan thuế.

5. Nghĩa vụ người nộp thuế phải hoàn thành trước khi đóng mã số thuế

Căn cứ Điều 15 Thông tư 86/2024/TT-BTC, trước khi được cơ quan thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế bắt buộc phải hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế và các thủ tục liên quan. Cụ thể:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có):

Trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh trong quá trình hoạt động có phát hành hóa đơn bán hàng, dịch vụ, thì trước khi đóng mã số thuế phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn. Đây là bước để cơ quan thuế kiểm tra việc quản lý, sử dụng hóa đơn và quyết toán các hóa đơn đã phát hành.

• Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế và xử lý số thuế nộp thừa:

– Đối với hộ/cá nhân nộp thuế theo phương pháp khoán, cần nộp đủ tất cả các khoản thuế còn thiếu (nếu có) như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân hoặc các khoản thuế, lệ phí khác theo thông báo của cơ quan thuế.

– Đối với hộ/cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai, ngoài việc nộp đủ số thuế còn phải nộp, người nộp thuế phải nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế đến thời điểm ngừng hoạt động, đồng thời thực hiện việc xử lý số thuế nộp thừa hoặc số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ (nếu có). Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào hồ sơ này để chốt nghĩa vụ thuế cuối cùng trước khi ra thông báo đóng mã số thuế.

• Trường hợp hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp nhỏ và vừa:

Nếu hộ kinh doanh làm thủ tục chuyển đổi thành doanh nghiệp nhỏ và vừa thì trước khi đóng mã số thuế, hộ phải hoàn thành nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trường hợp chưa thể hoàn thành ngay, hộ kinh doanh có thể lập văn bản cam kết để doanh nghiệp mới thành lập kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh cũ, bảo đảm tính liên tục và tránh thất thu cho ngân sách nhà nước.

6. Nguyên tắc chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Căn cứ khoản 3 Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, khi thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

• Ngừng sử dụng mã số thuế trong giao dịch: Kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực, mã số thuế sẽ không còn giá trị sử dụng trong mọi hoạt động, giao dịch kinh tế hay thủ tục hành chính khác.

• Không được cấp lại mã số thuế đã chấm dứt, trừ trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 40 Luật Quản lý thuế 2019.

• Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, khi mã số thuế của hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực thì mã số thuế cá nhân của chủ hộ vẫn còn giá trị để thực hiện các nghĩa vụ thuế khác của cá nhân đó.

• Đồng thời chấm dứt hiệu lực mã số thuế nộp thay: Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác hoặc cá nhân chấm dứt hiệu lực mã số thuế của mình thì các mã số thuế đã được đăng ký để nộp thay cũng phải chấm dứt hiệu lực cùng thời điểm.

• Đơn vị phụ thuộc phải đóng mã số thuế trước hoặc cùng thời điểm với đơn vị chủ quản: Nếu người nộp thuế là đơn vị chủ quản, việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế chỉ được thực hiện khi tất cả đơn vị phụ thuộc đã hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế.

7. Những câu hỏi thường gặp về thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh

a/ Mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế, có thể làm thủ tục đóng mã số thuế không?

Hoàn toàn có thể. Khi lập hồ sơ, bạn chỉ cần ghi rõ tình trạng mất giấy tờ trong đơn và kèm theo đơn xin xác nhận mất giấy (hoặc văn bản giải trình). Để tránh thiếu sót, nên liên hệ trước với Chi cục Thuế nơi quản lý để được hướng dẫn chi tiết về giấy tờ thay thế.

b/ Thời gian giải quyết hồ sơ đóng mã số thuế mất bao lâu?

Thông thường, trong khoảng 7 – 10 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy từng địa phương và tình trạng nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.

c/ Nếu chậm thực hiện thủ tục đóng mã số thuế có bị xử phạt không?

Có. Nếu không thông báo ngừng hoạt động và chấm dứt mã số thuế đúng thời hạn, hộ kinh doanh vẫn bị tính thuế khoán định kỳ và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế và các nghị định xử phạt liên quan.

Trên đây là bài viết của Luật Dương Gia về “Thủ tục đóng mã số thuế hộ kinh doanh cá thể?”. Trong trường hợp còn đang thắc mắc hoặc cần sử dụng dịch vụ, hãy liên hệ ngay với Luật Dương Gia để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.

CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA - CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: 141 Diệp Minh Châu, phường Hòa Xuân, thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0931548999; 02367300899